Embora não seja algo de conhecimento comum, o Microsoft Word possui uma ferramenta de Mala Direta para criar etiquetas. Este procedimento envolve dois documentos ( um documento principal e um para a fonte de dados) para sua efetuação.
O documento principal é aquele que armazenará o texto (ou quaisquer itens) que permanecem os mesmos em todas as etiquetas. A fonte de dados, por sua vez, será a responsável por contém as informações que serão alteradas em cada etiqueta, (como por exemplo o nome e endereço dos destinatários).
Você utilizará o sistema de campos de mesclagem do Word no documento principal, fornecendo as instruções para que ao executar uma mala direta, o Word substitua estes no documento principal pelas informações armazenadas na fonte de dados. No resultado final, cada linha (ou registro) na fonte de dados deverá corresponder a uma etiqueta específica.
Abaixo, será descrito de forma breve os procedimentos necessários para montar etiquetas para uma mala direta a partir do Microsoft Word.
Uma forma de criar uma fonte de dados para sua etiqueta é criando uma lista de nomes e endereços, ou utilizar uma previamente montada (ainda é possível utilizar a lista de contatos do catálogo de endereços do Outlook Express).
Para criar uma lista nova é necessário montar uma tabela com o número de colunas igual ao número de informações que constarão na etiqueta (nome, endereço, bairro, cidade, estado, CEP, etc.) e o número de linhas igual ao número de pessoas que sua mala direta terá (caso necessário, basta apenas insira mais linhas depois).
Para isso você pode adotar dois procedimentos, sendo o primeiro entrar na aba “Correspondências” “Selecionar Destinatários” “Digitar uma nova lista”. Caso esta seja sua opção, os campos da tabela que será utilizada na base de dados já vem prontos para todas as etiquetas, bastando, então serem preenchidos com os dados e se precisar fazer alguma alteração, utilize “Editar Lista de Destinatários”. Salve o arquivo em um lugar fácil, pois ele será utilizado posteriormente na mesclagem.
A outra forma, é montando uma tabela, e para isso é necessário montar no documento a primeira linha da tabela, escrevendo as informações que constarão na etiqueta, como nome, endereço, etc. (utilize uma tabulação para separar as informações, de forma que ficará mais fácil de criar a tabela posteriormente.) Então entre na guia “Inserir”, “Tabela”, “Inserir tabela”. A seguir será necessário preencher os dados e salvar o arquivo.
Vale lembrar que se você optar por utilizar o catálogo de endereços do Outlook ou um documento de etiquetas previamente pronto, basta pular para a seqüência de instruções abaixo.
A seguir, abra um novo documento para mesclar as etiquetas e selecione, para a versão 2003: “Ferramentas”, “Cartas e Correspondências” e “Mala Direta” ou para a 2007: Guia “Correspondências”, “Iniciar Mala Direta” e em “Assistente de Mala Direta Passo a Passo”. Uma aba será aberta e você deve selecionar em “tipo de documento”, “Etiquetas”. E em “Próximo: Documento Inicial”.
Em “Selecione o documento inicial” escolha a opção que melhor se enquadra com a sua necessidade. Caso seja selecionado “Usar o documento atual” ou “Alterar o layout do documento” você poderá abrir uma janela com modelos pré-existentes e configurar no formato de suas etiquetas e caso seja feita a opção por “iniciar com base em ” será necessário indicar o caminho dele.
Dentro desta janela para configuração das etiquetas, você deverá selecionar o fabricante da etiqueta e escolher o modelo daquela que será utilizada (normalmente descrito no pacote destas) Caso a marca não conste na lista, escolha o botão “nova etiqueta” e configure com as medidas descritas na embalagem para um resultado satisfatório (como altura, tamanho, número de etiquetas por página, espaçamento entre elas, etc).
Então para a próxima etapa será necessário selecionar os destinatários (que pode ser feito por meio de uma lista ou dos contatos do Outlook ou do Windows). Depois você deve preparar as etiquetas e para copiar o modelo para todas, selecione “Replicar etiquetas”.
O programa exibirá uma prévia das etiquetas e você poderá fazer alterações caso deseje. Depois, basta concluir a mesclagem dos documentos e imprimir; caso algo não esteja de acordo com o esperado é possível editar as etiquetas individualmente ainda nessa etapa ou voltar para uma etapa anterior.
Se desejar inserir regras de validação de campos (como por exemplo, onde o título for “Sr.” Inserir a linha “Senhor”), utilize dentro da aba “Correspondências” o menu “Regras” e selecione aquela que for mais adequada entre as opções disponíveis.
E, ainda, caso você queira utilizar o processo manual, para não ter que seguir todos os passos do assistente, você pode configurar todas as etapas necessárias dentro da aba “Correspondência”.
Pelo menu “Bloco de Endereço”, você pode definir o formato e local e o Word fará a substituição as informações pelos endereços dos destinatários. Em “Linha de Saudação”, é possível definir como será o texto da linha de mesmo nome.
“Inserir Campo de Mesclagem” possibilita a inserção de blocos referentes a detalhes dos contatos (como nome, título, endereços, saudações, etc.). Para informar equivalentes para informações com campos personalizados, utilize “Coincidir campos”. Para concluir, “Concluir e Mesclar” (você pode imprimir, ou gerar um novo documento para posterior impressão). Quando quiser verificar o andamento de seu trabalho, você pode utilizar o botão “Visualizar Resultados”.
Para fazer envelopes ao invés de etiquetas, o procedimento é basicamente o mesmo, a única coisa que realmente será alterada é a questão da configuração do local onde as informações deverão estar localizadas, porém, da mesma forma que há uma janela para personalizar as etiquetas, existe uma para os envelopes.
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